Backup mailbox Office 365 bằng cách Share mailbox

Công ty bạn đang dùng Office 365 (email, sharepoint, yammer, ? Tất cả các nhân viên nghỉ việc sẽ bị remove license sử dụng Office 365?
Thông tin từ dịch vụ Office 365sau 30 ngày tất cả các Users không có license sẽ bị xóa mailbox.
Yêu cầu của công ty:
  • Backup tất cả mailbox của các nhân viên đã nghỉ việc để phục vụ cho nhu cầu Auditing sau này.
##############################################################
Theo tìm hiểu của tôi thì Microsoft chưa hỗ trợ bất kỳ công cụ backup mailbox nào, trừ cách thủ công là cấu hình email vào chương trình MS Outlook sau đó backup file *.pst
Nếu bạn có danh sách cả trăm nhân viên cần backup mailbox thì bạn cần phải cài cả trăm email đó vào MS Outook và chờ nó download hết email về sau đó bakcup file .pst. Một công việc thật khủng khiếp.
Thật ra thì cũng có một vài công cụ (thương mại)của hãng thứ 3 hỗ trợ backup đồng loạt. Nhưng…công ty bạn có chấp nhận bỏ thêm chi phí để mua license cho công cụ backup này? Đa số là KHÔNG!
Cái khó ló cái khôn ^^!
Qua tìm hiểu thì tôi biết MS có hỗ trợ một lại mailbox không cần phải có license đó Share Mailbox.
Vậy Share mailbox là gì?

“Shared mailboxes make it easy for a specific group of people to monitor and send email from a common account, like public email addresses, such as info@contoso.com or contact@contoso.com. When a person in the group replies to a message sent to the shared mailbox, the email appears to be from the shared mailbox, not from the individual user.
Shared mailboxes are a great way to handle customer email queries because several people in your organization can share the responsibility of monitoring the mailbox and responding to queries. Your customer queries get quicker answers, and related emails are all stored in one mailbox
A shared mailbox doesn’t have its own user name and password. You can’t log into a shared mailbox directly using Outlook or Outlook Web App. You must first be granted permissions to the shared mailbox, and then you access it using Outlook or Outlook Web App. You don’t need to assign licenses to shared mailboxes, except when they are over their storage quota of 10 gigabytes (GB).” — Via MS.
Theo định nghĩa ở trên thì Share mailbox được tạo ra để sử dụng cho một nhóm/bộ phận dùng chung.
Nhưng ở đây tôi sử dụng Share mailbox với mục đích là giữ lại mailbox của các nhân viên đã nghỉ việc trên server của Microsoft bằng cách chuyển đổi mailbox bình thường sang Share mailbox.
Các bước thực hiện như sau:
Trước hết chúng ta cần kết nối đến Office 365 bằng PS:
set-Executionpolicy remotesigned
$Cred = Get-Credential admin@contoso.onmicrosoft.com
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $Cred -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session
Chuyển đổi mailbox đã có sẵn sang Share mailbox
Kiểm tra loại mailbox:
Get-Mailbox -Identity lecuong@microsoft.com | Format-List RecipientTypeDetails
Chuyển đổi sang Shared Mailbox:
Set-Mailbox -Identity lecuong@microsoft.com -Type Shared
Sau khi chuyển đổi qua Share mailbox thì bạn có thể remove license của email trên, mặc kệ các cảnh báo (nếu remove license trên MS Portal)
Làm thế nào để truy cập Share mailbox này?
Để truy cập share mailbox này thì bạn cần phải gán quyền cho Admin hoặc bất kỳ ID nào mà bạn muốn cho họ sử dụng Share mailbox
Add-MailboxPermission –Identity lecuong@microsoft.com –User CuongITL@microsoft.com –AccessRights FullAccess
Hoặc:
 Add-MailboxPermission –Identity –Identity lecuong@microsoft.com –User CuongITL@microsoft.com –ExtendedRights “Send As”
Set-Mailbox –Identity lecuong@microsoft.com –GrantSendOnBehalfTo CuongITL@microsoft.com
Cơm thêm:
Chuyển đổi từ Share mailbox sang mailbox bình thường:
Set-Mailbox -Identity info@contoso.com -Type regular
Tạo Share mailbox mới (phục vụ cho Team nào đó trong cty chẳng hạn):
New-Mailbox -UserPrincipalName it-admin@microsoft.com -Name “Shared Mailbox” –Shared

Hi vọng với bài viết này sẽ giúp ích được cho các bạn đang tìm giải pháp lưu giữ mailbox của nhân viên công ty. :)

Leave a comment

0 Comments.

Leave a Reply

Các bạn có thể viết lời nhận xét cho bài viết, nhưng cần tuân thủ một số quy tắc sau:

» Các bài comment phải nghiêm túc, không dung tục, không spam.
» Nội dung phải liên quan tới chủ đề bài viết.
» Viết bằng tiếng việt có dấu hoặc tiếng Anh. Các comment viết không dấu sẽ bị xóa.
» Hãy để lại tên của bạn khi comment, để tôi có thể dễ dàng trả lời comment của bạn khi cần.

Xin cảm ơn & chúc các bạn tìm được những kiến thức bổ ích khi tình cờ ghé thăm blog này.